Vamos a definir de forma simple a un ERP como una plataforma o herramienta para gestionar un negocio de manera modular o integral, pero si deseas profundizar en el tema aquí tienes una amplia explicación. Cuando hablo de modular me refiero a atender una parte de la empresa, el CRM, Las ventas, La facturación, la fabricación u otros son módulos parte de un ERP, estos en su conjunto y añadiendo adaptación de desarrollo conformarían un ERP integral o podríamos hablar de una solución vertical.
Ahora, ¿Cómo identificas a conciencia si ya es crítico implementar un ERP en tu negocio? de hecho, siempre un negocio con un sistema ERP integral tiene una ventaja con respecto a otro que no lo tiene o si solo tiene algún módulo, ¿pero cuando se vuelve crítico? Bueno, estos son algunas situaciones que indicarían que es hora de pensar en adquirirlo o por lo menos comenzar a recibir propuestas Rightnow.
<strong>1. El control de tus operaciones comienzan a desbordarse</strong>
Y ya no es suficiente un cuadro en Excel o tener un módulo de facturación electrónica, ahora necesitas llevar el control de tu inventario, el control del dinero que ingresa y egresa, el cuadre de caja, las obligaciones tributarias y/o la información financiera, ¿pero es el momento indicado cuando tenemos un desborde o antes de ello? lo ideal es hacerlo antes, de manera visionaria prever la necesidad, pero a decir verdad casi nadie lo hace así; Mas bien por conveniencia cuando comienza el desborde es justamente cuando económicamente estamos mejor, claro siempre y cuando el desborde sea por demasiadas ventas. El objetivo principal es ordenar la información que circula en tu negocio con ello tener datos claves para tomar decisiones adecuadas y conseguir paz.
<strong>2. Cuando tienes perdidas de inventario que no te explicas cómo se producen</strong>
Demasiadas transacciones en tu negocio y mucha demanda de tu atención ya sea por cuestiones internas o externas al negocio, podrían desconcentrar la supervisión sobre todo si no existe un proceso establecido y/o un software que lo respalde, personal interno o clientes en la tienda que noten que se carecen o simplemente no existe un control o vigilancia podrían tomar atribuciones que no le corresponden y desaparecer inventario de tienda o almacén. Si a esto se suma que no hay un control de inventario o Kardex que de manera periódica apoye la auditoria, pues podríamos estar ante una puerta abierta al descontrol y perdidas de stock inexplicables.
<strong>3. Cuando ya decidí apalancar mi negocio automatizando procesos</strong>
Cuando las cosas van bien o muy bien en un negocio, es un buen momento para aprovechar oportunidades y porque no apalancarse para poder llegar a un siguiente nivel, una de las herramientas claves para automatizar procesos es un software ERP que atienda sobre todo las áreas claves o el Core del negocio, por ejemplo, las operaciones, el servicio al cliente, el área comercial o el soporte postventa, ya sea si el negocio se proyecta a nivel local, nacional o regional, las oportunidades con un software son infinitas, es necesario tener un plan adecuado para la adquisición y elegir la mejor propuesta que este alineado a nuestro presupuesto y realidad.
<strong>4. Cuando mi competencia ya lo está usando</strong>
En este punto un ERP se convierte en una ventaja competitiva para quien lo adopte y más aún cuando lo domine y sepa sacarle el máximo provecho, puesto que la implementación de un ERP en cualquier negocio siempre pasa por un proceso de adaptación y madurez, aun que no es necesario esperar a que tu competencia lo tenga, siempre es bueno analizar y dejarse asesorar por algún o algunos expertos, así tener las bases claras y los conceptos necesarios, recibir demostraciones o reuniones con intercambio de experiencias sin necesidad de invertir hasta ver el momento adecuado, si la adaptación es antes que tu competencia Genial! ya que como mencione al inicio el que lo adopte y logre madurar primero es quien podría llevar la delantera para ello tener en cuenta que el hecho de madurar un ERP en un negocio depende de la complejidad de los procesos y la adaptabilidad de los usuarios, entiéndase también que madurar podría llevar en el camino cambios o mejoras que lleven a adaptar el ERP a la justa de medida del negocio o viceversa los procesos adaptarlos al ERP y para todo ello podrían pasar meses o hasta años.